Com o crescimento do mercado de eventos de formatura, é normal que muitas empresas apareçam vendendo diversos serviços, porém o mais importante e o que os formandos devem ter mais cuidado é com a empresa de cerimonial.
O cerimonial é responsável por todo andamento do evento, além de auxiliar o cliente na escolha do local, do buffet e das atrações.
Em Belém existem muitas empresas comandadas por pessoas de má índole, que por motivos evidentes, não irei citar nomes. Mas aconselho aos formandos a exigirem contrato de prestação de serviços com todos os fornecedores.
Abaixo um texto de Carlos Alberto de Deus da EMPRESARIAL SHOWS E EVENTOS da cidade de Belo Horizonte.
CERIMONIAL
Muitas vezes, eventos que tinham tudo para terem sido um grande sucesso acabam gerando situações incômodas, com conseqüências graves. Em outras situações, podem simplesmente deixar transparecer certa desorganização, o que, por vezes, gera desconforto e apreensão. Um momento desagradável nunca é esquecido por aqueles que se vêem diante de fatos constrangedores ou incômodos durante a festa.
Alguns detalhes podem parecer pequenos se vistos isoladamente, mas fazem todo o conjunto da obra. É preciso que se atente desde os detalhes da decoração até o cumprimento de normas de segurança ou até mesmo leis, que freqüentemente são ignoradas ou desconhecidas.
Para que sua festa dê à sua turma e a todos seus convidados apenas lembranças agradáveis, aí vão algumas dicas:
1 - House Mix
A house mix é a plataforma de controle de som, que fica localizada no centro do salão. O mapeamento das mesas é feito bem antes do evento acontecer e tanto os formandos quanto os organizadores muitas vezes se “esquecem” desse detalhe. No momento de montar o salão, quando se dão conta da house mix, pode ser necessário mudar todo o mapa das mesas do evento.
2 - Manobrista
É desaconselhável que os formandos contratem os manobristas diretamente, pois quaisquer danos ocorridos nos automóveis dos convidados, a responsabilidade será da comissão de formatura e não dos manobristas. Caso o espaço alugado para o evento já possua manobristas exclusivos, então recomenda-se que conste no contrato que a responsabilidade é exclusiva da empresa que oferece o serviço, de forma a isentar a comissão de formatura de quaisquer responsabilidades.
3 - Marcação da hora
O tempo necessário para que todos os convidados estacionem e adentrem-se ao local do evento é de aproximadamente uma hora. Portanto, é aconselhável que as portarias sejam abertas 1 hora antes do início do evento. É interessante que essa informação conste no bilhete individual de cada convidado.
4 - Montagem
Na hora de contratar o espaço para realização do baile, a comissão deve estar atenta para o tempo disponibilizado antes do evento para que sejam montados os equipamentos de som, palco, decoração, mesas, etc. As equipes de montagem deverão ter pelo menos 12 horas para trabalhar antes do início da festa.
5 - Pagamento de quebras e perdas
Ao planejar a arrecadação de recursos, a comissão não pode se esquecer de que serão cobradas à parte as quebras e perdas durante a festa. Atentando-se para isso, evita-se que os membros da comissão tenham que arcar com os prejuízos após a dissolução da mesma.
6 - Ambulâncias e paramédicos
A presença de ambulâncias e paramédicos são exigidas nos bailes. Ao se fazer a comparação de valores para escolher a empresa de cerimonial ou assessoria a ser contratada, a comissão deve estar atenta à inclusão ou não deste item, que garante atendimento médico aos convidados que por ventura se machucarem ou se sentirem mal durante a festa.
7 - Momento de valsas
Não há um momento exato para a dança das valsas. A empresa de cerimonial deve ficar atenta para escolher a melhor oportunidade e cuidar para que todos os formandos sejam convocados para a pista junto com seus respectivos pares. A banda deve estar sempre preparada para executar as valsas segundo as ordens da empresa organizadora.
8 - Direitos Autorais
Em bailes de formatura que tenham uma banda no palco, é obrigatório o pagamento da taxa ao ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais), referente aos direitos autorais das músicas tocadas. A taxa pode variar de acordo com características do evento, tais como: localização, número de pessoas, etc. É bom que a comissão esteja atenta às variações desses valores ao se definir salão de festas e número de convidados.
9- Segurança
Os seguranças devem ter a autorização da Polícia Federal para exercer a atividade com qualidade e garantia. Seguranças não autorizados podem, ao invés de auxiliar, causar tumultos ainda maiores por conduzirem as situações de modo errado. Lembre-se: um bom segurança não é aquele que somente aparenta ter força, mas o que sabe utilizá-la em prol do bem estar dos participantes do evento.
Em caso de calouradas ou shows é obrigatória a presença da Polícia Militar, que deve ser paga pelo número de policiais, tamanho do evento e tempo de duração. É necessário também um projeto feito por especialistas, especificando localização de palco, extintores de incêndio, saídas de emergência, etc. Esse projeto deve ser aprovado pelo Corpo de Bombeiros. No caso de interferências no trânsito, também é obrigatória a presença da empresa de trânsito municipal (quando houver). Todos esses procedimentos são indispensáveis para se conseguir alvará para o evento.
10 - Presença de menores
Em eventos como bailes de formatura, é comum a presença de convidados menores de 18 anos. Portanto, é importante providenciar alvará junto ao juizado de menores para que não haja situações desagradáveis, pois qualquer festa pode ser fiscalizada a qualquer momento.
11 - Energia
É necessário que os formandos verifiquem com o produtor a necessidade de geradores de energia, que são bastante úteis principalmente em épocas de chuva, quando são mais freqüentes as interrupções no fornecimento de energia. Esse detalhe pode salvar a festa, pois muitas vezes a rede elétrica do local atende às necessidades de energia em condições normais de funcionamento, mas não estão preparadas para grandes shows.
Passo a passo: o que fazer primeiro?
Dentre as diversas providências que devem ser tomadas para realização de um evento, deve-se atentar para a ordem e uma antecedência mínima em que os fornecedores de serviços devem ser contratados. Verifique os prazos dos principais itens de uma festa:
1º - Banda: a escolha deve ser feita de 8 meses a 2 anos antes do evento, pois é preciso visitar, avaliar, negociar e fazer a contratação. A disponibilidade da banda escolhida na maioria das vezes é o que determinará a data da festa.
2º - Local da festa: após escolhida a banda, deve-se procurar um espaço que atenda às necessidades da turma, levando em consideração a quantidade de convidados, as instalações, tais como cozinha, banheiros, espaço para palco, estacionamento, etc. A escolha do local em alguns casos poderá ser feita antes da contratação da banda. Essa prioridade dependerá da disponibilidade das empresas de banda e espaços para eventos.
3º - Buffet: após definido a banda e o salão, deve-se escolher um buffet. Recomenda-se a degustação dos salgados, doces e pratos quentes para a escolha do cardápio da festa. Uma boa idéia é pedir referências da empresa à turmas já atendidas previamente. É importante que nenhum detalhe sobre o número de convidados seja omitido ou mascarado, pois a falta de comida ou bebida em uma festa é uma grande gafe.
4º - Cerimonial: responsável pela produção e organização das solenidades. Procure referências das empresas antes de contratar. Recomenda-se a contratação de empresas com experiência comprovada na realização de formaturas.
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